Niin, mitä sovimmekaan?

Bisneskenttä on digiaikakautena hajaantunut. Monet dynaamiset uudet tai uudistumiskykyiset yritykset uivat digiympäristössä kuin kala vedessä. Raskaat ja byrokraattiset organisaatiot taipuvat muutoksiin sen sijaan hyvin hitaasti.

Digitalisaatio mahdollistaa uudet liiketoimintamuodot, mutta toisaalta vaatii uusia tapoja ratkaista ongelmia. Monelle päättäjälle ja asiantuntijalle digitaalisuuden tuomat asiat ja teemat voivat olla vieraita, eikä niitä täysin hahmoteta. Diginatiivi ei välttämättä puhu samaa kieltä kuin vuosia samassa organisaatiossa tai perinteisin keinoin liiketoiminnassa tulosta tekevä virkamies Virtanen. Jos osapuolet eivät puhu samaa kieltä, on sanomattakin selvää, että tilanne voi ajautua hankalaksi.

Entä kun on päästy sopimukseen ja puumerkit on lyöty asiakirjaan? Toivoa vain sopii, ettei ole päädytty siihen hankalaan tilanteeseen, että a) ei olla varmoja, mitä on sovittu, tai b) tuoreet bisneskumppanit ovat eri uskossa siitä, mitä on sovittu.

Digitalisaatio mahdollistaa uudet liiketoimintamuodot, mutta toisaalta vaatii uusia tapoja ratkaista ongelmia. Monelle päättäjälle ja asiantuntijalle digitaalisuuden tuomat asiat voivat olla vieraita, eikä niitä täysin hahmoteta. On sanomattakin selvää, että tilanne voi ajautua hankalaksi.

Koko sopimusprosessi vaikuttaa olennaisesti siihen, kuinka onnistuneeseen lopputulokseen päästään. Monelle asiantuntijalle sopimusneuvottelu edustaa myös myyntiprosessia. Myyjällä on merkittävä vastuu saada asiakas ymmärtämään, minkälaisista asioista ihan oikeasti ollaan sopimassa.

Visuaalisuus osaksi sopimuksia

Milloin viimeksi piirtelit neuvottelutilanteessa tussilla fläppitaululle? Toivottavasti aivan hetki sitten, sillä visuaalisuus on yksi parhaita kommunikaation apuvälineitä myös digitalisaatiossa. Toiminnot ja esimerkit avautuvat aivan eri tavoin, kun ne näkee kirkkaana omilla silmillään.

Kuvitusta voidaantaisiin rohkeasti käyttää kaikissa sopimusprosessin vaiheissa ja dokumenteissa havainnollistamassa ja selkeyttämässä sopimuksen sisältöä. Nykyisin näin tehdään valitettavan harvoin.

Yksinkertaisimmillaan visuaalisuus voi näyttäytyä vaikkapa aikajanan muodossa. Sopimusten visualisointiin perehtyneen sopimusinnovaattorin Helena Haapion mukaan sopimuksissa voitaisiin yhtä hyvin käyttää myös pelillistämistä ja animointia.

Milloin viimeksi piirtelit neuvottelutilanteessa tussilla fläppitaululla? Toivottavasti aivan hetki sitten, sillä visuaalisuus on yksi parhaita kommunikaation apuvälineitä

Hyvän ja onnistuneen sopimuksen yhtenä edellytyksenä on, että sopimusosapuolet ovat yhteisymmärryksessä sovituista asioista. Hyviin suorituksiin päästään kannustavilla sopimuksilla, joiden avulla minimoidaan jo etukäteen mahdolliset ikävät yllätykset, riskit ja riidat.

Täydellistä, kaikenkattavaa sopimusta tuskin voidaan saada aikaan, ainakaan kohtuullisin kustannuksin. Sen sijaan kannattaa keskittyä selkeään ja havainnollistavaan sopimusprosessiin sekä sopimussuhteen tavoitteet saavuttavaan sopimukseen – vaikkapa juuri piirrosten avulla.

Hyvän ja onnistuneen sopimuksen yhtenä edellytyksenä on, että sopimusosapuolet ovat yhteisymmärryksessä sovituista asioista.

Kuvalla havainnollistetaan moniulotteisimmat kokonaisuudet

Nykypäivänä tietotekniikan tuottamaa dataa on tarjolla loputtomiin ja käteviä visualisointivälineitä löytyy runsaasti. Jopa infografiikoiden toteuttaminen on nykyään suhteellisen helppoa. Koska visualisointia sitten pitäisi ottaa käyttöön?

Visuaalisia elementtejä kannattaa käyttää silloin, kun sillä on asiaa selkeyttävä arvo. Sopimuksen tekijän kannattaa miettiä valmiiksi tekeekö visualisointi tarkasteltavan ilmiön varmasti helpommin ymmärrettäväks,i vai laittaako se vastaanottajan pään entistä pahemmin pyörälle?

Visualisointien tulisi olla niin intuitiivisia, että kuvan pointti selviää käyttäjälle ilman ohje- ja vinkkitekstejä. Samanaikaisesti visualisoitavan osuuden pitää tuoda esille monipuolisesti muuttujia, jotta sen tekeminen kannattaa. Näin voi olla esimerkiksi aikataulun, agenda ja työprosessien valmistumisen havainnollistamisen kanssa. Kuvalla voit kertoa paljon enemmän kuin yhdellä slidella tekstiä, kun saat usustettua visuaaliseen havainnollistamiseesi useita ulottuvuuksia.
 
Visualisointien tulisi olla niin intuitiivisia, että kuvan pointti selviää käyttäjälle ilman ohjetekstejä. Samanaikaisesti visualisoitavan osuuden pitää tuoda esille monipuolisesti muuttujia, jotta sen tekeminen kannattaa.
 
Ihmiset, joiden tehtävät ja kokemustaustat ovat erilaisia, ymmärtävät usein samat prosessit ja käsitteet eri tavoin. Tällaisissa tilanteissa kuva on paras keino selventää asioiden eri suhteita ja ylittää ajattelutapojen eroavaisuuksia.
 
Visuaaliset esitystavat ja esineet helpottavat yhteisen ymmärryksen luomista ja tiedon välittämistä. Visuaalinen viesti myös välittyy nopeasti ja kutsuu luokseen. Kun sovitaan aikaa vievästä moniulotteisesta projektista, asiakas saa lopputuloksen lisäksi mieleensä visuaalisen muistijäljen koko prosessin kulusta.
 
* Lähde: Helena Haapio: Next Generation Contracts: A Paradigm Shift
comments powered by Disqus