6 neuvoa, joiden avulla pidät ketterän projektin oikeasti ketteränä

Termeihin "ketterä projekti" tai "ketterä markkinointi" törmää nykyisin aika usein. Minullekin on viime aikoina koetettu myydä oppeja ketteryyden saavuttamiseksi. Mutta mitä se ketteryys oikein on?

Projekteista puhuttaessa perinteiselle projektinhallinnalle ja saman asian ketterälle lähestymistavalle on olemassa viralliset määrittelyt. Ja koska on olemassa paljon projekteja, jotka eivät niin sanotusti mene maaliin, on joku tehnyt tämmöisenkin määrittelyn: valtava innostus, jumalaton hämminki, helvetillinen sekaannus, järkiintymisvaihe, syyllisten etsintä, syyttömien rankaisu ja niiden palkitseminen, jotka eivät osallistuneet projektiin.

Minä en halua puhua edellisistä, virallisten oppien mukaan tehdyistä tai pieleen menneistä projekteista. Haluan puhua projekteista, jotka ovat ihan oikeasti ketteriä.

Kuvittele sellainen projekti, jossa on lähes epäinhimillisen tiukka aikataulu, kovat tavoitteet ja paljon pelissä. Porukka on sitoutunutta ja hommat edistyvät aikataulussa. Kaikki projektityöntekijät pysyvät hyvällä fiiliksellä onnistuneesti loppuun asti vedetyssä projektissa. Välillä kompuroidaan, mutta siitä huolimatta kaikki menee kuin Strömsössä. Millä työkaluilla tehdään lisää juuri tällaisia onnistuneita projekteja?

1. ”Muista, että ketterä projekti ei ole aina pieni ja nopea”

Mercuri Internationalin Vesa Hilevaaran mukaan projektissa onnistutaan helposti valitsemalla oikeat projektit ja oikeat ihmiset. Oikeassa elämässä asia ei ole aina näin yksinkertainen: Projektit tehdään saatavilla olevien ihmisten kanssa.

Ketterästä projektista tulee minulle ensimmäiseksi mieleen iso ja aika raskas järjestelmäprojekti, jossa toimin projektipäällikkönä yhteistyössä vastapuolen projektipäällikön kanssa. Oletuksena tämä projektin vetäjä on kokenut konkari, jolla ei koskaan ole mennyt asiat solmuun ja sekaisin. Käytössä on perinteisiä projektinhallinnan työkaluja ja näillä on toki merkittävä rooli onnistumisessa. Aikataulu pysyy hallussa ja etenemisen polku on selkeä. Ennakkosuunnittelu on tehty huolella.

Jopa tällaisesta ennakkoasetelmasta huolimatta projekti ei aina onnistu tai etene ketterästi.

2. ”Projekti on tekijöidensä summa, jos se toimii avoimesti.”

Miksi valtaosa järjestelmien käyttöönotoista epäonnistuu? Sormeni syyhyävät näppiksellä, haluaisin vastata että meillä ei ole järjestelmäprojektissamme tämmöistä ongelmaa!

Projektissamme on mukana on ammattitaitoisia tekijöitä. Huippuosaajia, joiden työpanos on merkittävä. Eteneminen ei jää jumiin siksi, ettei olisi oikeita resursseja ja oikeaa osaamista. Hyvät resurssit ja aikataulussa pysyminen eivät yksistään teekään projektista ketterää.

Projektin alussa ollaan yleensä suomalaisille ominaisesti vähän jäyhiä ja jäykkiä. Stereotyyppejä siitä, millainen on suomalainen jörrikkä tai suuresti arvostamani nörtti. Kun hommat käynnistyivät, lähtee projekti lentoon. Sanomme ääneen, että puhutaan avoimesti koko ajan. Pidetään toisemme jatkuvasti ajan tasalla. Annetaan rohkeasti kaikenlaista palautetta. Ja näinhän mekin teemme. Nostamme kissan pöydälle heti, jos on syytä.

Vastaan tulee tietenkin kuoppia ja mutkia. Keskustelemme haasteista heti, ja ongelmat yritetään ratkaista ennen, kuin niistä tulee paljon pelättyjä isoja ongelmia. Ohjausryhmäkin saadaan koolle tarvittaessa nopeasti. Pidämme jatkuvasti vähintään Skype-palaverin, vaikka kyse ei olisi aivan päivänpolttavista aiheista. Keskustelemalla asiat selviävät parissa minuutissa ja hillitön sähköposti-pingis jää vähemmälle.

Keskustelemalla avoimesti ja tarttumalla ongelmiin nopeasti myös eri paikkakunnilla toimivista projektiporukoista voi kasvaa yhteen hiileen puhaltava tiimi.

Kun hommat käynnistyivät, lähtee projekti lentoon. Sanomme ääneen, että puhutaan avoimesti koko ajan. Pidetään toisemme jatkuvasti ajan tasalla.

3. ”Myönnä, ettei kaikki menekään aina kuin Strömsössä”

Projektissa on vaarallista olettaa, että kaikki tiimissä tietävät, mitä tehdään seuraavaksi. Tämä tieto kätkeytyy usein johonkin lukuisista projektidokumenteista, omaan päähän tai joskus projektinhallintajärjestelmään.

Projektipalavereissa on hyvä aina käydä läpi, mitä kenenkin vastuulla on, kun palaverista poistutaan. Ne hiljaisimmat kun eivät välttämättä sano mitään, ja sitten tulee tehtyä vähän tai pahimmillaan paljon vääriä asioita, joiden korjaaminen vie aikaa ja rahaa.

Järjestelmäprojektissammekin välillä työkuorman kasvaessa vauhti takkuaa. Sehän on enemmän kuin luonnollista. Ja silloin saan sitä, mitä alun perin pyysinkin. Mukavan kohteliaan yhteydenoton, jossa kerrotaan että ”hei, teistä (eli siis maksavasta asiakkaasta) johtuvista syistä, emme tule saamaan tätä asiaa sovitussa aikataulussa valmiiksi”. Miten mahtavaa! En aina edes itse ehdi huomata, että jossain päin projektiorganisaatiota tai omaa organisaatiota hommat eivät etene sovitusti. Etenemisen tarkkailu, haasteiden tunnistaminen ja niistä viestiminen on tärkeä osa projektin kulkua. Toimimalla liian varovasti ja pelkäämällä maksavan tahon, eli asiakkaan reaktioita voi joutua pulaan. Ei ole helppoa sanoa toiselle, että sinusta johtuvista syistä asiat menevät pieleen.

Toimivassa projektiorganisaatiossa vallitsee kuitenkin hyvä luottamus kaikkien tekijöiden kesken. Silloin voi turvallisesti sanoa vaikeitakin asioita. Pelkällä energiajuomalla ei tule tulosta. Pitää olla hyvä porukka projektia tekemässä, joka viestii avoimesti ja osaa myöntää virheitäänkin.

Projektissa on vaarallista olettaa, että kaikki tiimissä tietävät, mitä tehdään seuraavaksi. Tämä tieto kätkeytyy usein johonkin lukuisista projektidokumenteista, omaan päähän tai joskus projektinhallintajärjestelmään.

4. ”Luota koko porukkaan.”

Luottamus muita tekijöitä kohtaan projektissa vaatii sitä, että oppii tuntemaan toisten toimintatavat. Maali on kaukana edessä ja sinne on monta reittiä. Se oma reitti ja päässä oleva polku voi olla toiselle aivan väärä valinta.

Luota asiantuntijoihin ja anna heidän tehdä asiat omalla tyylillään, jos työn jälki on tuloksellista. Huippuosaajien tehtävä ei ole vahtia Ganttin kaaviota. Sen tekee projektin vetäjä, joka osaa omilla taidoillaan ohjata ronskin lempeästi monipuolisesti taitavaa porukkaa aikataulussa eteenpäin. Tyyli ratkaisee. Käskyttämällä ja komentamalla voi vaihteen vaihtaa suoraan kakkoselle, isoimmalla vaihteella ajaminen loppuu tällä tyylillä nopeasti.

Toimivassa projektiorganisaatiossa vallitsee kuitenkin hyvä luottamus kaikkien tekijöiden kesken. Silloin voi turvallisesti sanoa vaikeitakin asioita. Pelkällä energiajuomalla ei tule tulosta.

5. ”Osallista, mutta sopivasti.”

Järjestelmäprojektissa järjestelmän loppukäyttäjille pitää tiedottaa koko ajan etenemisestä. Loppukäyttäjien mukaanotto eri vaiheisiin sitouttaa heidät ja hioo lopputuotteen onnistuneeksi. Kevyitä koulutuksia kannattaa pitää matkan varrella, vaikka aina ei valtaisaa kiinnostusta asiaa kohtaan löydy. Pitää osata kouluttaa sellaisiakin asioita, jotka realisoituvat vasta joskus tulevaisuudessa.

Projektissamme koittaa lopulta päivä, jolloin vanha järjestelmä jää taakse. Kaaos ja epätietoisuus on vähäistä. Suurta epäjärjestystä ja ongelmia ei synnykään, koska uuteen tilanteeseen ja järjestelmään on jo ennalta tutustuttu. Loppukäyttäjiä kuunnellen olemme osanneet varata jopa tukihenkilön käyttöönottovaiheeseen vierihoitoavuksi.

Perinteisen projektin ohjaamisessa on paljon hyviä työkaluja. Mutta onko pakko aina olla byrokraattinen ja pakottaa jengi käyttämään aikaa sellaisten asioiden dokumentointiin, joita kukaan ei tule koskaan katsomaan? Byrokratiaa byrokratian vuoksi, kun projektikäsikirjan säännöissä näin sanotaan?

Suurta epäjärjestystä ja ongelmia ei synnykään, koska uuteen tilanteeseen ja järjestelmään on jo ennalta tutustuttu.

6. ”Ei liialle byrokratialle”

Ajankäyttöä kannattaa ja pitää miettiä, ja sen eteen pitää tehdä tehokkaita valintoja. Pitää huolehtia siitä, että tehdään sellaiset dokumentit, joista jälkikäteen asioihin palatessa on todellista hyötyä.

Ketteryys ei synny pelkästään hallitsemalla projektin vetämisen viralliset muuvit tai tekemällä projektia projektimallin kevennetyllä versiolla. Virallisia oppeja tarvitaan ja niitä on pakko olla. Projektinhallinnan viralliset väylät ovat usein koko projektin konehuone, joka kuljettaa hanketta hallitusti ja jonka pitää olla oletusarvoisesti kunnossa.

Tekemisen tahti ja onnistuminen tulee kuitenkin parhaiten, kun tekijöiden välillä vallitsee luottamus ja avoimuus. Ketterässä projektissa kaikki palaset loksahtavat paikoilleen luontevasti ilman suurta tuskaa. Hyvä fiilis antaa siivet!

comments powered by Disqus